El tratamiento de los datos personales es un proceso reglamentado por la ley 1581 de 2012 en Colombia, por lo cual es recomendable que desde el inicio, su empresa cuente con un proceso o una documentación para sustentar que ha adquirido las medidas necesarias para cumplir con los requerimientos para el Tratamiento de datos.
Es indispensable tener presente quienes son responsables del Tratamiento de Datos Personales, contar con la capacidad de demostrar en caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio lo solicite.
Implementar medidas adecuadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. (Incorporado en el Decreto 1074 de 2015) en Colombia.
De acuerdo al artículo “Guía sobre el tratamiento de datos personales para fines de marketing y publicidad”, sugiere que las medidas apropiadas son aquellas ajustadas a las necesidades del Tratamiento de datos y efectivas que permite lograr el resultado o efecto que se desea esperar. Es decir, no se deben adoptar medidas inoperantes, inservibles, inanes o infructuosas. Solo se deben instaurar aquellas adecuadas, correctas, útiles, oportunas y eficientes con el propósito de cumplir los requerimientos legales para realizar Tratamiento de Datos Personales.
Es muy acertado recalcar que las regulaciones sobre datos personales suponen cargas probatorias a cargo de los Responsables del Tratamiento como las siguientes:
- Se deben conservar pruebas de haber informado al titular o propietario de los datos, al momento de solicitarle autorización, de manera clara y expresa lo según lo ordena el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 en Colombia y, en caso de que el Titular lo requiera, entregarle una copia de ello.
- Siempre debe solicitar y conservar, de acuerdo a las condiciones dictadas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Contar con la posibilidad de brindar una descripción de los procedimientos empleados para el acopio, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, así como la descripción de los fines para los cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.
- Contar con la documentación sobre los procedimientos que son empleados para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de acuerdo con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate.
- Desarrollar políticas para el tratamiento de los datos personales en su empresa y velar para que los Encargados del Tratamiento cumplan a cabalidad las mismas.
- Contar con un modelo de Aviso de Privacidad y conservar su uso para dar cumplimiento con la obligación que se tienden a dar a conocer a los dueños de la información a tratar. La existencia de la política de tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven.
- Contar con las medidas necesarias y razonables para brindar la seguridad de que los datos personales que reposan en bases de datos sean precisos y suficientes, en caso de que el Titular o el Responsable solicite datos que sean actualizados, corregidos o eliminados, cumplan con los propósitos del tratamiento.
Todo lo anterior sustentado bajo el Artículo 22 del Decreto 1377 de 2013 en Colombia
Las empresas que desarrollen actividades de marketing, mercadotecnia y publicidad deben contar con medidas útiles, apropiadas y efectivas que los ayuden a cumplir sus obligaciones legales. No solo esto, también deberán evidenciar y demostrar el cumplimiento de sus deberes. Estas herramientas deben ser objeto de revisión y evaluación continua a fin de validar su nivel de eficacia en cuanto al cumplimiento y grado de protección de los datos personales.
El reto para las empresas frente al Principio de Responsabilidad Demostrada va más allá de solamente expedir documentos o redactar políticas. Se trata de una actividad constante que exige demostrar un cumplimiento real y efectivo en la práctica de sus labores.
No basta con hacer declaraciones simbólicas de buenas intenciones, sino que es indispensable demostrar resultados concretos en cuanto al adecuado Tratamiento de los datos personales en los proyectos de marketing, mercadotecnia y publicidad.
Para concluir, es vital realizar capacitaciones y entrenamientos periódicos y especializados a los colaboradores de la empresa para proveer los conocimientos, guías y herramientas que requiere para el correcto desarrollo de las tareas que involucren el “Tratamiento de Datos Personales”.
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